PENGALAMAN PRATIKUM II

MAIL MERGE

     Pada pertemuan ke-4, kami belajar mengolah dokumen menggunakan mail merge. Mail merge ini membantu kita membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat kartu peserta, label, amplop, sertifikat, dll.

     Pada pratikum ini saya membuat, kartu panitia lomba untuk 20 kartu. Berikut adalah hasilnya :)

Cara Membuat Mail Merge

     Langkah awal yang perlu kita lakukan adalah membuat data nama, alamat, kota (tergantung kebutuhan) pada excel, masukkan alamat foto sekalian. Setelah itu simpan data. Langkah selanjutnya yaitu membuat template tema pada microsoft word. Setelah selesai membuat template, kita klik Mailings → Start Mail Merge → Directory, maka tidak akan muncul apapun, namun laptop akan berkedip sekali. Selanjutnya yaitu Select Recipients → Use an Existing List.. → Cari data Excel yang sudah dibuat tadi → klik OKE. Setelah itu klik Insert Merge Field → masukkan nama, alamat, kota, dll yang dibutuhkan (kecuali foto). Maka akan muncul data-data yang telah dibuat. Untuk melihatnya kita klik Preview Result. Untuk memasukkan foto, kita klik tab insert → Quick Part → Field →  pada Field names klik IncludePicture → pada Field options centang 3 kolom terakhir setelah itu klik OKE. Maka akan muncul tulisan ''Error! Filename not specified.", setelah itu klik Alt + F9 maka akan muncul tulisan "{ INCLUDEPICTURE \d \x \y \* MERGEFORMAT }", setelah itu klik Ctrl + F9 setelah tulisan INCLUDEPICTURE, maka akan muncul kurung kurawal. Diantara kurung kurawal tulis IF TRUE "" , letakkan kursor di antara petik. Klik Mailing → Insert Merge Field → foto → tekan Alt + F9. Maka fotonya akan muncul. Silahkan diatur sendiri tata letaknya. 

NB: Biasanya yang menyebabkan foto tidak muncul adalah karena kita salah menuliskan alamat fotonya, untuk menghindari hal tersebut, sebaiknya kita copas saja alamtnya dari properties foto.